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原创规章制度是万能的?看企业如何制定合法有效的规章制度!

来源:233网校征稿专栏 2020年5月22日 字号

如果说法律是国家约束公民最权威的强制手段,那么规章制度就是企业约束员工最有力的管理工具。正所谓没有规矩不成方圆,一项好制度既可以保障企业利益,亦可以维护员工权益。

“你违反了公司规章制度,公司要与你解除劳动合同!”在企业与员工解约的诸多理由中,这是出镜率最高的一条。

员工如果严重违反企业规章制度,企业是可以与之解除劳动合同的。(参考《劳动合同法》第39条)所以很多企业都会把这一法条当做企业的“万能法律依据”,通过制定对企业有利的规章制度,来规避特殊情况下的用人风险。但由此极易造成企业霸权主义盛行,企业一边高举法律的旗帜,一边却打着侵害员工权益的算盘。长此以往不仅会损害员工利益,更会影响人才市场的合理流动性和公平性。

由此难免会引人深思,违反了任何一条规章制度都会被解约吗?企业对规章制度的制定拥有单方面绝对解释权吗?如果员工对规章制度有质疑怎么办?规章制度制定的基本要求又是什么?

虽然企业规章制度对员工确实有约束作用,但它也不是万能的,它的制定也需要遵守法律规定。

一、企业规章制度的制定

很多企业的规章制度都是单方面决定的,并没有征求员工意见,整个过程只能用一句似曾相似的店铺会员卡注释来形容:“最终解释权归本店所有”,可这原本就是一句无效条款,根本没有法律依据。

本公司曾发生一起劳动纠纷,张某是本公司老员工,对待工作已不再认真热情,经常迟到早退、旷工、工作懈怠。因为资历较深,年龄较长,所以公司对该员工也是睁一只眼闭一只眼,久而久之,张某就成了名副其实的“老油条”。公司换了新领导后决定整风肃纪,以张某严重违反公司规章制度为由,与其解除劳动关系。根据公司制度规定“迟到或者早退超过2个小时,视同旷工半日,连续旷工超过5个工作日,或年累计旷工超过10个工作日的,给予解除劳动合同关系”。

但是张某声称自己对此制度并不知情,企业没有组织相关学习培训,其对此制度保持质疑态度,并且该规章制度的制定并没有经过民主程序和公示公告,是企业单方面决定的,因此对其不具备约束力。此案经过仲裁和诉讼,公司提供了企业制定的制度原件、张某的考勤原始记录、公司内网上制度发布记录。张某确实违反了企业规章制度,但是公司无法证明该制度经过了民主程序制定和公示公告,因此张某主张该规章制度并未对其生效,所以公司提出与张某解除劳动合同并没有充足依据,张某反之还可以告公司违法解除劳动合同。

关于此类员工,如果不能直接辞退,就组织培训,让其重新学习经过民主程序制定和公示公告后的规章制度,然后让其签字确认,留下学习记录。如果培训后可再上岗那么就是人力资源的重置利用,如果该员工还是无视制度,那么企业就可以根据留存的证据采取法律手段了。

企业规章制度的制定必须要有员工参与,也就是经过民主程序:

第一,经过全体职工或者职工代表大会共同讨论;

第二,企业提出方案初稿,员工提出修改意见,企业最好对修改意见给予书面回复;

第三,由职工代表或者工会出面与公司平等协商,最终敲定制度,员工确认签字。

若未经过以上三个步骤,很可能会导致规章制度被判无效。同时针对员工提出的修改意见,也必须通过共同协商修改完善,否则同样会导致制度无效。劳动关系中,企业往往会混淆双方地位,总是下意识认为自己占有绝对主导权,而员工应该无条件接受和顺从;虽然员工从属于企业,但从某种层面来讲,双方更像是合作关系,相互依存,所以对于涉及员工利益的相关事宜,员工是有参与权或决定权的。

【要点】劳动争议案件中,证明企业规章制度的制定是否经过了民主程序的证据,是需要企业来提供的。所以即使规章制度的制定经过了民主程序,企业也一定要留存相关证据,否则在诉讼中缺乏关键性证据将直接导致败诉。意思就是,口说无凭,凡事讲证据!证据的表现形式多种多样,例如现场视频、会议记录、书面签到、投票表决数据等等,总之能留存的都留存。

二、企业规章制度的公示

以上案例中,企业除了未将规章制度经过民主制定程序,还未经过公示程序,让张某抓住了漏洞,成为企业败诉的关键点。现在企业普遍存在一个错误观点:规章制度的制定是企业单方面决定的,企业拥有绝对决定权。此观点完全忽略了民主的重要性,忽视了员工在劳动关系中的合法地位。即便企业认为员工已经知晓相关制度,但未能提供相关证明材料,是很可能被判定该制度对员工未生效的,最后企业还要承担违法解除劳动合同的责任。

凡是涉及到员工切身利益的相关制度及决定,企业都必须经过公示公告来告知员工,这是员工作为劳动关系中乙方的基本知情权。企业将规章制度公示的常见方法有:

1、制定任何规章制度都要在公示栏、企业内网进行公告张贴,同时制定签收单,确保员工准确接收并知晓相关信息。

2、组织有关规章制度的培训和考试,将培训内容、现场照片、培训签到、考试成绩等有关资料留存。例如新员工培训最基础的内容一般都是企业规章制度和文化背景宣讲。

3、将规章制度作为劳动合同的附件,让员工注明已阅读并理解制度相关内容,再签字确认。

4、将规章制度发送到员工电子邮箱,留存发送记录;或者打印成员工手册,发放给员工,留下签收记录。

总之,一切都是为了证明 “公司告诉员工了,员工也已经知道了”,在此基础上发生的任何后续事件,双发各自负责。

以上方式对于员工而言,是为了让其准确接收并知晓企业规章制度,从而严格规范自身行为;对于企业而言,是为了防止后期发生劳动纠纷,以留存证据维护企业自身合法权益不受侵害。

三、企业规章制度的合法合规

规章制度是基于《劳动法》对员工和企业双方权利与义务规定的一种弥补,员工要遵守规章制度的前提,是规章制度的制定要遵守法律法规,否则制度将被视为无效。

现在仍不乏有许多企业在制度中设定不合规的条款:例如规定员工强制性加班;给员工强制性更换工作地点但没有任何形式的补偿;规定员工必须使用或者在个人社交软件宣传本公司产品;要求员工在手机上安装定位软件,方便查询员工地点;对未完成业绩的员工进行体罚;限制员工结婚、生育或者对其设定时间期限,等等。显而易见,有些规定不仅违背了社会公序良俗,严重者更是违反法律。

企业必须建立合法合理合规的规章制度来保障员工的合法权益,规定员工的劳动义务,以此来维系双方劳动关系。(参考《劳动合同法》第4条)

【制定原则】规章制度是员工在工作期间的行为准则,内容只可规定员工工作期间的行为,不涉及私人范畴;内容必须具体可行,规定详细,不能有严重歧义和表达不清,具有可执行性;必须以遵守法律条款为前提,以不违背社会道德为基础;必须充分体现民主性和公平性,全方面重视员工需求及意见,切忌片面化与极端化。

规章制度本是企业合法维护自身利益、合理约束员工行为的王牌,可若是不按照规矩出牌,那么这张“保命符”,随时可能成为“催命符”!

四、规章制度未规定的违纪行为

还有一种特殊情况就是企业规章制度里并没有规定员工的某项违纪行为以及处理方式怎么办?

一般出现违纪行为,第一找制度做参考,第二找合同做依据,第三就是找劳动法了。劳动法规定了员工必须遵守劳动纪律和职业道德,所以即便企业制度和劳动合同都没有规定该项违纪行为,但只要违背了劳动纪律,都属于该项法律条款规定范畴内,企业可以此做依据,追究员工责任。由此可见任何企业制度都是法律的补充和衍生,但无论是何种形式,一定是万变不离其宗。(参考《劳动法》第3条第2款)

所以企业在制定规章制度时一定要基于法律,在法律规定范围内把控制度方向;细于法律,在法律规定条款下,细化制度内容;因地制宜,结合企业自身实际情况,制定有企业代表性的规定和方针。

企业不得以无限扩大自身利益为目的,从而制定不合法、不合理的规章制度,否则制度将不再是企业用人方面的风险防范工具,而是给企业自身埋下的“雷”。所以,规章制度是把双刃剑,用得好则双赢,用得不好则两败俱伤。

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