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秘书心得:如何做好企业经理的秘书

        强将手下无弱兵,优秀的企业领导必须配备有优秀的秘书。而如何才能做好企业经理的秘书工作,也是秘书及秘书部门的一个需要认真探讨的问题。 
近年来,秘书理论不断发展深入,涌现了诸多不同角度、不同深度的观点与见解。笔者通过一年多来对本企业的认识与对自身工作的理解,对秘书及秘书工作谈一些粗浅的看法,即新时期的秘书及秘书部门如何认识和对待协调、修养、文“武”双全、职业道德等一系列问题以用来指导实际业务工作。 
秘书有多种涵义,而我们通常所说的秘书,是指人,指的是秘书人员。《辞海》中把它解释为职务名称之一,是领导的助手。也有的学者把它定义为一种工作职位,如袁维国认为“秘书,在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位”。在这里,本文暂且把秘书当作秘书人员和秘书职务来展开对“如何做好企业经理秘书工作”的论述。 
     一、企业秘书及秘书部门必须意识到自身工作的重要性 
     秘书是一个复杂广泛的群体。从国内到国外,从军队到地方从党政机关到工矿企业,从国营单位到个体户,到处都有秘书。而且,秘书及秘书工作在改革开放和社会主义现代化建设中起着越来越重要的作用。 
     作为一个企业经理的秘书,其最为重要的职能是承上启下、上传下达,也可进一步理解为关系协调、工作协调。协调就是沟通信息,通报情况,解决矛盾。企业是一个复杂的集合体,在日常工作中,往往涉及到若干不同方面、不同人员,他们的情况、利益、看问题的角度、认知水平都会有差异,有差异就会有分歧,有分歧就会有矛盾。因而需要进行科学的协调,统一人们的认识,进而解决各种矛盾。协调的过程也就是解决矛盾的过程。作为秘书人员特别是新时期的秘书人员,要能做好协调工作,解决好各种矛盾分歧,使组织管理合理化,组织系统正常运转,组织绩效显著;做到目标统一、步调一致、综合平衡、协调发展。 
     一般说来,协调本是领导的重要职责,但在实际工作当中,任何领导者都不可能也没有必要包揽一切,而须通过其服务的秘书部门和其它部门来进行协调工作,特别是处理属于协调方面的问题。因此,秘书或秘书部门必须首先意识到协调工作是自己理所当然要承担的责任。其次,秘书工作的指导思想要求秘书工作做好“三服务”,即为领导服务,为平行的和下级的单位服务,为群众服务。秘书或秘书部门通过直接协调或授权协调各种问题、各方面关系,使信息渠道畅通,整个单位及系统上下左右和谐一致,减少推诿扯皮现象,从而提高办事效率。再次,秘书部门所处的位置决定了其工作的重要性。现代组织一般由横向的职能部门和纵向的管理层次所构成。在横向的职能部门中,秘书部门处于各职能部门的中介;在纵向的层次结构中,秘书部门又处于决策层与执行层的中介。这种中介位置,这种处于纵横管理网络交集点上的特殊地位,不仅决定了秘书部门必须具备协调职能,而且为发挥协调作用提供了有利条件。 
     二、企业经理的秘书必须提高自身的职业素养 
     职业素养指个人在思想,道德品质和行为举止等方面,经过长期锻炼和培养所达到的一定水平。秘书作为决策者和执行者之间的桥梁,往往代表某位领导去工作。虽然他们主要从事的是一些日常性的服务工作,但是作为领导的重要助手,自当必备一定的职业素养: 
     (一)以顶尖的个人形象塑造并维护领导的良好形象
     秘书工作的特殊性往往就体现在人们通常可能会以某某领导的秘书记住他,却忽略其本人。大多数领导对自己的形象是很注重的,当然一般也会对自己秘书的形象有一定的要求。没有一个领导会希望自己的秘书是一个蓬头垢面、形象龌龊的人。另外,从某种意义上讲,秘书就是公司的商标。其在接待客人和工作中的形象及态度,就是整个公司的缩影。因此,秘书必须随时注意自己的衣着打扮、言谈举止与精神面貌。 
     首先,秘书的衣着打扮必须注意分寸。作为领导身边的秘书,其穿着打扮应当保持大众化,切忌标新立异,当然也不可太过随意。基本要求应该是自然清新,与自身体形、性格相称,同时由于工作环境所需要的气氛相协调。其次,秘书应当言谈得体,举止优雅。在日常生活中,由于每个人的生活条件、个人习惯、职业特点的不同,每个人都有自己独特的个人习惯。对一个秘书来说,其言谈举止对内代表领导的形象,对外代表公司的形象,因此必须适当注意。说话时应清晰明快,同时在交谈中学会倾听。日常行为应自然得体,不矫揉造作。第三,秘书要有强烈的生活激情。如果说秘书的外在形象反衬了领导的素质,那么秘书的内在形象就反映着领导的能力。因此,在工作中,秘书必须保持着一种永不衰竭的热情,这才是秘书外在形象与内在品质相统一的客观要求。通过在工作中体现出的从容不迫、事半功倍的形象,充分展现秘书较强的自我调节能力,以对生活的乐观态度,体现秘书乐观向上的感染力,也是秘书塑造良好个人形象的重要一环。
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