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秘书考试档案管理:档案工作错误案例分析

  1.案例情景

  某公司实习秘书肖扬在清算公司文书筹备归档,她把文书按照分歧文种加以分类,在每类中按时刻枚举。还把文件后的附件一一分手出来,零丁装订。在每份文件上标上页号,文件左侧统一用订书机装订。最后把这些文件按照时刻挨次依次装入档案盒中,填好档案,然后移交给档案室。结不美观档案室打点员陆言看了后直摇头。

  2.使命要求

  按照上述案例,请判定实习秘书肖扬在文书归得魅清算过程中有哪些不妥之处。

  3.案例剖析

  (1) 无需对文书进行文种的区分,因为文件在枚举时只考虑事由、时刻和主要水平等身分。

  (2) 文书清算中公函附件一般不零丁成件,而是和公函正文一路成一件。

  (3) 打消立卷往后,文件归档不需要再编页号。

  (4) 文件采用何种体例装订要考虑是否会破损档案的原貌或能否持久保留,订书针对永远或持久保留的档案不太合适,因为轻易锈蚀。

  (5) 文件枚举时,首先要考虑事由身分,统一事由的应排在一路,统一事由内部按时刻挨次或主要水平枚举,分歧事由间按时刻挨次或主要水平枚举。

  (6) 文件枚举好后要加盖归得魅章。

  (7) 文件装盒前要考虑档案的分类方案,分歧保管刻日的档案不能装入统一盒中。

 

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