从业经验正文

秘书资格(二级)办公事务和管理指导(7)

  办公室管理理论及方法

  1、办公室管理的含义

  办公室管理即依据办公室内在活动机理,利用先进的科学技术,综合运用办公室中的人力资源,从而有效地实现组织目标的过程。它包括四个要素:一是明确的组织目标;二是服从自己目标的运转方式;三是管理人员;四是先进的科技管理手段。

  2、办公室管理的性质

  办公室工作管理具有综合性、辅助性、服务性三重属性。(详见P14—15)

  3、办公室工作管理职能

  (1)指导职能

  (2)参谋咨询职能

  (3)管理服务职能

  (4)协调职能

  (5)监督职能

  4、办公室管理指导思想

  (1)为领导机关服务

  (2)为相关的各级部门和领导服务

  (3)为人民服务

  5、办公室工作管理的基本原则

  办公室的基本原则是指办公室工作人员必须遵循的规则和道德规范。我国办公室工作应遵循以下原则:

  (1)准确原则

  (2)迅速原则

  (3)协调配合原则

  (4)密切联系群众原则

  (5)一切从实际出发的原则

  6、办公室机构设置的准则

  (1)科学合理的原则

  (2)效率效能的原则

  (3)层次管理的原则

  (4)精简有力原则

  7、办公室工作方法

  (1)目标管理的方法

  (2)沟通方法

  (3)协调方法

  (4)激励方法

  办公室的语言规范原则

  (1)规范性

  各行各业都有自己的一套“行话”,也就是在本行业内流行的通用化的标准语言,如股票交易中的“牛市”、“熊市”、“走低”、“看涨”等,如果办事用语不规范,就不仅不会被人们接受,而且还会被对方视为“不人行”、“不上道”,受到奚落和冷遇。

  (2)准确性

  即无论是阐述观点、分析问题或判断是非,都要能清晰明了地表达自己的本意,既不可信口开河、主观臆断,也不可模糊不清、含糊其辞。切忌夸张、虚假、带“水分”,尽量不用“好像”、“大概”、“基本上”之类的弹性大的字眼。语言准确,可以使对方畅通无阻地接受你发出的信息,而不致被曲解。

  二战初期,丘吉尔曹做过一次讲演,其中有这样一句话:“我所能奉献给你们的只是鲜血、劳累、眼泪和汗水。”从那以后这句话多次被英国人所引用,但却只记住了“鲜血、眼泪和汗水”,而把“劳累”遗忘了。语言学家认为,由于“劳累”词义抽象,不好捉摸,因而很快被人们淡忘了。

  (3)文明性

  “言为心声”,语言是一个人文化教养、思想品格、道德情操等内在气质的表现,也是一个人性格、特征和处世态度的体现。孔子说:“文质彬彬,然后君子。”办事用语应该显示出办事主体诚挚的态度、谦逊的风格、宽容的气量、友好的感情,所以需要尽可能多地选择使用礼貌语言,避免使用尖刻、挖苦、讽刺、嘲笑的语言。

  (4)针对性

  办事用语要紧扣主题,有的放矢,切中要害,讲到点子上。古人讲:“言不在多,达意则灵。”就是说话者要用最经济的语言手段枪出最大的信息量,使听者在较短的时间内领会你的办事意图;反之,空话连篇,言之无物,必然误人时光,招人厌烦。

  美国曾有一位名叫爱尔德尔的参议员,1893年在一次立法通过的辫论会中,竟高谈阔论了5天时间,信马由维,东拉西杜,还使人不知所云,如坠雾中。一位记者统计,他在台上共玻步75公里,打了一万多个子势,吃了300多个夹肉面包,喝了40升饮料,堪称“哆嗦先生”的世界之最。

  其实,要语不烦,历史上很多事业巨子都是借语如金,字字矶珠,简练有力,留下珍贵的篇章。如华盛顿的就职演说只有135个字,罗斯福的就职演说仅985个字。要使语言具有针对性,一是需要围绕办事目的,不跑题,切忌大话、空话、套话或笼统式的八股文风;二是要讲逻辑性,有理有据,条理分明,一环扣一环。

  (5)趣味性

  马雅可夫斯基曾说:“诗歌就像科技发明,一个字如同一克镭的发现。”办事用语也同样要精心雕琢,生动有趣,能引入人胜,使对方产生愉悦感。如果语言干巴、贫乏、苍白,就会使听者产生沉闷压抑、味同嚼蜡的感觉,更谈不上引起对方的共鸣,给你心悦诚服地办事了。所以办事主体平时就应该注意语言的锤炼,从社会生活实践中去学习,从文学艺术宝库中去发掘,从报刊传媒上去领略,使自己的语言“佐料”丰富,说话更具有魅力,令人听起来击掌称赞。这样不但办起事来效果更好,而且还能给人留下深刻的印象。

  (6)艺术性

  要求说话者机智幽默,敏捷善变,委婉含蓄,富有人情味,能应对各种难题和尴尬的场面。办事中有许多情况是“只可意会,不可言传”的,需要借助比喻、双关、暗示、烘托等修辞方法来表达自己的意思,这样能使局促紧张的气氛变得轻松,能更抓住听者的心。

  据说,在美国,口才、金钱和原子弹被称为人类生存的三大武器。也有人说,是人才未必有口才而有口才者必定是人才。纵观古今中外成功的事业巨子,大多是善于谈吐、讲演的语言大师,会说话,已成为现代办事主体,尤其是创造型、开拓型事业家的必备素质及其走向成功的先决条件。

网校课程 在线咨询
233网校备考冲关,购课领红包500万现金券!
相关新闻
精选推荐